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仕事をスムーズに進めるために テレワーク時代における仕事のコミュニケーション能力とは

仕事をスムーズに進めるために テレワーク時代における仕事のコミュニケーション能力とは

キャリア 2020.10.09

この記事は仕事におけるコミュニケーションのポイントについて知りたい人に向けて書きました。

コミュニケーション能力は、業種・職種を問わず仕事を進めるために必要です。

コミュニケーション能力が高い人は、会話を通して職場の人と良好な関係を持つことができます。

また仕事に必要な情報をスムーズにやり取りできるので、自分のみならず相手の能力も引き出せるでしょう。

最近はテレワーク(リモートワーク)を導入する会社も増えているので、オンラインにおけるコミュニケーション能力の必要性も高まっています。

この記事でビジネスに役立つコミュニケーション能力を身につけましょう!

仕事のコミュニケーションは3つに分類される

仕事をスムーズに進めるためには、コミュニケーションは欠かせません。

仕事のコミュニケーションは主に3つに分類でき、それぞれ目的や方法が異なります。

まずは3つのコミュニケーションごとの違いについて把握しましょう。

職場の人間関係を築くコミュニケーション

職場における人間関係は、仕事をスムーズに進めるための土台です。

良好な人間関係があればどんな話題でも気兼ねなく話せて、スムーズなコミュニケーションが図れるからです。

また人間関係を深めれば、仕事を超えた付き合いもできるようになるでしょう。

仕事を円滑に進めるためのコミュニケーション

仕事をスムーズに進めるためのコミュニケーションは、必要な情報を無駄と誤解のないように伝えることが目的です。

そのためには伝えるためのテクニックが必要ですが、性格にあまり影響されないので、訓練すれば身につけられるでしょう。

オンラインで仕事を進めるためのコミュニケーション

新型コロナウイルス感染予防のため、自宅で仕事をするテレワークが広まっています。

会社で直接顔を合わせないで仕事をするため、オンラインに適したコミュニケーションが求められます。

電話やインターネットなどネットワークを挟んでのコミュニケーションは、直接会ってのコミュニケーションにはないポイントがあるのです。

まずはコミュニケーションを円滑にすべく人間関係を築く

一緒に仕事をする人たちとは、まず良好な人間関係を築きましょう。

良好な人間関係はスムーズなコミュニケーションにつながり、風通しのいい雰囲気を生み出します。

お互いに話しやすい関係性になれば、仕事も順調に進められるでしょう。

挨拶は相手の存在を認める意思表示

挨拶がコミュニケーションの基本といわれる理由は、挨拶は相手をコミュニケーション対象として認識している意思表示だからです。

挨拶を通して、私はあなたをコミュニケーション相手として認識していますよと相手に伝えるのです。

特に話題がなくてもとりあえず挨拶をしておきさえすればコミュニケーションが成立するので、使わない手はありません。

改めて、コミュニケーションにおける挨拶の大切さを認識しておきましょう。

相手の状況を確認してから言葉をかける

他人に話しかけるときは、声をかける前に相手が話をできる状況か確認することが大切です。

片方が一方的に話していてはコミュニケーションが長く続かないので、他人の状況に気を配る必要があるからです。

相手の状況を確認する事は相手を尊重することでもあるので、この姿勢でコミュニケーションを図れば、誰とでもいい人間関係を築けるはずです。

プライバシーを尊重する

相手を尊重することは、話題の選び方においても重要なポイントです。

相手の私生活には、必要以上に踏み込んではいけません。

特に仕事相手の場合、プライバシーに関わる話は仕事と関係ないことが多いため、どんな話題であってもできるだけ触れない方が望ましいといえます。

仕事をスムーズに遂行するためのコミュニケーション法

仕事のコミュニケーションにおける本来の目的は、仕事をスムーズに遂行することです。

良好な人間関係は、仕事をスムーズに遂行するコミュニケーションを円滑に行うための下準備にあたります。

仕事をスムーズに遂行するためのコミュニケーションは技術的な側面が強いため、手順を覚えれば実践するのは難しくありません。

良好な人間関係と組み合わせれば大きな効果を発揮して、仕事がスムーズに進むでしょう。

結論を先に伝える

仕事の連絡事項はできるだけわかりやすくコンパクトにまとめましょう。

わかりやすくまとめるコツは、結論を先に伝えることです。

相手にまず結論を理解してもらえば話の着地点が明確になるため、話の流れを理解してもらいやすくなるからです。

仕事のコミュニケーションでは誤解をなくすことが大切なので、相手が理解しやすく話すことは非常に重要なテクニックとなります。

事実と感想を切り分けて話す

仕事のコミュニケーションにおいて、感情はしばしば余計な情報となってポイントを曖昧にしてしまうことがあります。

事実とは現在の状況や数字など誰から見ても同じ情報のことで、感想は事実に対する自分の考えや印象のことになります。

仕事の話をするときはまず事実だけを伝えてそれを前提に自分の感想を伝えるなど、情報を切り分けて伝えれば、相手も理解しやすくなって誤解も減るでしょう。

否定するときは提案を加える

仕事では、相手の提案を否定するシチュエーションは多いでしょう。

その時、否定するだけでは相手の心証が悪くなり、話がそれで止まってしまうこともあります。

コミュニケーションを止めないためには、否定するだけでなく代案としてこうしたらどうか、という提案をプラスするのが効果的です。

時と場合によっては提案を加える必要がないかもしれませんが、コミュニケーションを建設的なものにする効果があるので、できるだけ否定と提案はセットにするよう心がけましょう。

オンラインで仕事をするときのコミュニケーションとは

新型コロナウイルス感染症の対策として、自宅で仕事をするテレワークが普及しました。

出社すれば上司や部下と直接話せますが、直接会えない状況ではオンラインでコミュニケーションを取る必要があります。

オンラインでのコミュニケーションは、直接会うオフラインとは違うポイントがあります。

メールやチャットを通話でフォローする

チャットやメールなど相手にテキストを送るツールは、記録に残るため内容を後から見直せる点がメリットです。

ただし、送ったからといってすぐに確認してもらえるとは限らないこと、文章でのやり取りは会話に比べて冷たい印象を与えやすいことなどがデメリットです。

そこで、急ぎの要件だったり感情的に配慮が必要な連絡の場合は、メールやチャットを送ると同時に電話をかけて、すぐに確認してもらったり会話でフォローをしたりといった方法が有効です。

オンラインとオフラインのコミュニケーションツールは、どちらが優れているということはなく、使い分けや組み合わせが大切な例です。

ビデオ通話時はうなずきや相づちを強く意識する

テレワークの増加によって、ビデオ通話をする機会も増えました。

ビデオ通話は相手の顔が見えますが、画面越しなので相手の呼吸や仕草をつかみづらく、会話のタイミングも取りにくいというデメリットがあります。

そんなデメリットを解消するために、ビデオ通話時はうなずきや相づちを少し大げさにやるよう意識しましょう。

相手の話をきちんと聞けている、理解できていることが画面越しでもわかるので、コミュニケーションがスムーズに進むはずです。

スタンプ機能は手早くリアクションを伝えるのに便利

ビジネス用のチャットアプリに搭載されているスタンプ機能は、ワンクリックでリアクションを返せるので、積極的に利用しましょう。

細かく返信する必要がない連絡などは、取り急ぎ確認したことを伝えるためにスタンプでリアクションをしてあげれば、ごくわずかな手間で相手を安心させてあげられます。

取得したコミュニケーション能力を活かせる仕事に就くには

この記事で解説したコミュニケーションのポイントを実践すれば、仕事をスムーズに進めることができるでしょう。

もし仕事に自信がついたら、転職エージェントサービスでさらなるステップアップを目指すのがおすすめです。

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マイナビエージェント

マイナビは新卒向けの就職支援サービスを提供していることから、20代の若い社会人向けの転職に強いエージェントです。

社会人経験の浅い20代は専門技術や知識などのスキルよりも、他人と協調して仕事を進められるコミュニケーション能力を求められる場合もあります。

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まとめ

仕事のコミュニケーションは業務をスムーズに進めることが目的です。

良好な人間関係を構築してコミュニケーションを取りやすい雰囲気を作ったら、シンプルで誤解のない伝え方で仕事を進めましょう。

テレワークが多い職場の場合は、オンラインならではのコツを意識してコミュニケーションを図っていきましょう。

コミュニケーション能力が上がれば、どんな職種でも仕事に役立つはずです。

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