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転職の必需品!履歴書の全てを徹底解説【準備・書き方・渡し方】

書類対策 2019.07.17

転職活動で必要になってくるのが、あなたの基本的なプロフィールを伝える「履歴書」です。

履歴書を用意するときに湧いてくる、
この項目ってどう書くの……?
どうやって履歴書を送れば失礼にならないかな?
こんな疑問を一挙に解決します。

この記事では、履歴書作成の準備段階から各項目の書き方、そして企業に提出する作法までを完全網羅。今すぐ使えるテンプレートや例文もご用意して、あなたの履歴書作成をサポートします。

完璧な履歴書を携えて、自信を持って転職活動を進めてください!

履歴書を書く前に準備するもの3つ

ペンと手帳

まずは、履歴書を書くにあたって準備しておくべきものを3つご紹介します。

一つずつ見ていきましょう。

履歴書用紙または履歴書フォーマット

当たり前ですが、履歴書を書くのに履歴書そのものがなければ始まりません。

お店の履歴書コーナーを覗くと数種類の履歴書が並んでいますが、JIS規格」と書いてあるものを選ぶのが良いでしょう。一般的な履歴書の項目が全て盛り込まれています。
以下、この記事ではJIS規格の履歴書を使って解説していきます。

また、近年では履歴書をパソコンで作成し、印刷して持参したりメールに添付して送信したりすることも増えてきています。
履歴書をパソコンで作成する場合も、JIS規格のテンプレートをダウンロードして、フォーマットに沿って記入していくと、時間短縮になりますよ。
ハローワークの公式ホームページから履歴書のフォーマットを無料でダウンロードすることができますので、活用してみましょう。

履歴書フォーマットを無料ダウンロードする

履歴書は手書きでもパソコンでもかまわない

履歴書を準備するときに悩むのが「結局、履歴書は手書きが良いの?それともパソコンが良いの?」ということではないでしょうか。

基本的には手書き・パソコンのどちらでもOKです。企業の人事担当者に尋ねてみると、履歴書が手書きかどうかよりも履歴書の内容をしっかり読めるかどうかを気にしていました。つまり、読みやすく分かりやすい履歴書を作ることがポイントです。

ただし、企業によっては手書きが好まれることもあります。

  • 大手企業
  • 社員の年齢層が高い企業
  • 老舗企業

こういった企業へ応募する際には、手書きの履歴書を作成することをおすすめします。

証明写真

履歴書には、証明写真欄があります。そこに貼り付ける証明写真を用意しておきましょう。サイズはタテ4cm×ヨコ3cmが一般的です。

証明写真は、履歴書を提出するときから逆算して3ヶ月以内に撮影したものを使うのが原則です。古い写真の使い回しは避けましょう
服装は、男性・女性ともにスーツを着用します。男性の方はネクタイもお忘れなく。

撮影は写真館に頼むのがおすすめです。プロのカメラマンに撮影してもらえるだけでなく、細かなホクロなども修整してもらえますよ。

黒のボールペン

履歴書を手書きで作成する場合は、黒のボールペンも用意しておきます。履歴書は正式な文書ですので、こするとインクが消える「フリクションペン」を使って書くことはできません

徹底解説!正しい履歴書の書き方

履歴書の書き方

履歴書を書く準備が整ったところで、いよいよ履歴書を書いていきましょう。

ここでは、履歴書を手書きするという想定で、項目ごとに書くべきことや注意点を解説していきます。
また、パソコンで履歴書を作成する方に向けてのポイントも解説します。

履歴書の記入例

以下のリンクを押すと、それぞれの項目の解説を見ることができますよ。

基本情報欄
学歴・職歴欄
資格・免許欄
志望動機・特技・自己PR欄
通勤時間・本人希望欄
証明写真

①基本情報欄

氏名や住所、電話番号などを誤りのないように記入します。
「ふりがな」の欄にも、ふりがなを平仮名で記入しておきましょう。

②学歴・職歴欄

あなたの学歴と職歴を記入していきます。

学歴は高校・専門学校卒業からのものを、時系列順に記入します。学部や学科など、省略せず正式名称を書きましょう。特に「高等学校」は「高校」と書いてしまいがちなので要注意です。
年月は西暦でも和暦(平成・令和など)でもかまいませんが、履歴書全体で西暦か和暦かのどちらかに統一して、読みやすいようにします。

職歴も時系列順に書いていきます。社名を省略したり(株)を使ったりせず、正式名称を記入しましょう。
会社名の横(あるいは次の行)には会社の業種と従業員数を記載し、経験した職務の内容を書きます。詳しい内容は職務経歴書に書くので、簡単に記す程度でOKです。
職歴を書ききれない場合には社名と入社・退職年月のみ記入し、文末に「詳細は職務経歴書へ記載」と書いておきましょう。

③資格・免許欄

取得した資格や免許があれば、この欄に正式名称で記入します。
いくつかの資格を持っている場合には、応募する企業との関連性が強いものに絞って記入します。今後取得予定で、その資格が企業にとってアピールポイントにつながるのであれば、その旨を書いてもいいでしょう。

資格や免許などを持っていない場合も空欄はNG。「特になし」と記入します。

自動車運転免許を書くときのポイント

自動車の運転免許は、履歴書に書く機会が多いもの。免許取得年月や正式名称をおさえておきましょう。

免許取得日は、免許証左下に記載があります。「二・小・原」は二輪・小型特殊自動車・原付免許の取得日、「他」は一種二輪免許以外の免許を取得した日、「二種」は二種免許の取得日が記載されています。

普通自動車免許または準中型自動車免許だけを持っている方は、「他」の欄を見れば確認できます

しかし、複数の免許を持っている方は免許証だけでは判別できません。このような場合は、免許証のICチップに入っている情報を確認しましょう。
免許センターに行くと、免許証のICチップを読み取る装置があります。そこで、4ケタの暗証番号(免許証交付時に設定したもの)を入力すれば、どの免許をいつ取得したか、すべて確認することができますよ。

また、運転免許の正式名称は下の表のとおりです。書き間違えないように確認しておきましょう。AT限定免許の方は、その旨も書くようにします。

略称 正式名称
大型 大型自動車第一種運転免許
中型 型自動車第一種運転免許
準中型 準中型自動車免許
普通 普通自動車第一種運転免許
大特 大型特殊自動車免許
大自二 大型自動二輪車免許
普自二 普通自動二輪車免許
小特 小型特殊自動車免許
原付 原動機付自転車免許
け引 牽引自動車第一種運転免許
大二 大型自動車第二種運転免許
中二 中型自動車第二種運転免許
普二 普通自動車第二種運転免許
大特二 大型特殊自動車第二種免許
け引二 牽引自動車第二種運転免許

④志望動機・特技・自己PR欄

JIS規格の履歴書は志望動機や特技などを書く欄が1つにまとまっていますが、ここには基本的に自己PRを記入しましょう
転職活動では数十社の企業に書類を送ることになります。1社ごとに志望動機を書き分けていると、非常に手間がかかってしまいます。

ただ、履歴書に「志望動機」と書いてあれば、企業の人事担当者の目に留まる可能性は高くなります。そこで、志望度の高い数社に対して、志望動機を含めた自己PRを書くのも有効な手段です。

⑤通勤時間・本人希望欄

通勤時間は、あなたの自宅から職場に行くのにかかるドアtoドアの時間のことで、5分単位で記入します。かかる時間が1時間未満の場合には「0時間40分」などと記入するのが正式ですが、面接官はあまり気にしていないことも多いです。単に「40分」としても良いでしょう。

本人希望欄には、待遇や職種の希望などを書きます。
待遇は「貴社の規定に従います」と記入するのが原則です。複数の職種を募集しているような場合には「営業職を希望します」などと書いておきましょう。

⑥証明写真

最後に、あなたの証明写真を貼り付けます。
履歴書を手書きしている場合、写真をいちばん始めに貼り付けてしまうと、後から書き直すことになったときに写真を無駄にしてしまいます

万が一剥がれてしまったときに備えて、写真の裏面にあなたの氏名を書いておきましょう
両面テープを使って貼ると、のりよりも手軽でキレイに仕上がるのでおすすめです。

パソコンを使って履歴書を書くときの注意点

ここでは、履歴書をパソコンのオフィスソフト(Excel)で作成する際に気をつけると良いポイントを2つ解説します。
読みやすい履歴書を完成させるために、チェックしておきましょう。

フォント・文字の大きさを整える

履歴書の記入部分でフォント(字体)や文字の大きさを揃えると、読みやすさがアップしますよ。

記入部分のフォントは「MS P明朝」または「MS 明朝」に統一します。
記入欄の大きさや書く内容に応じて、文字サイズは「10.5」から「12」程度に揃えましょう。

Excelでフォント(字体)とフォントサイズを変更する

フォントや文字サイズは、ウィンドウ上部の「ホーム」タブにある「フォント」で変更できます。

性別欄などのマルをきれいに描く

履歴書には、選択肢を○(マル)で囲む欄があります。オフィスソフトでは、このマルをきれいに描くことができるんです。

Excelできれいなマルを書く手順1

「挿入」タブの「図形」をクリックして、「基本図形」にある楕円形のアイコンをクリックします。

その後、マルを描きたい場所にマウスカーソルを移動させて、マウスをクリックしながらドラッグし、Shiftキーを押したままマウスを離し、その後Shiftキーも離します。

これで、きれいな円を描けました。続いて、見た目を調整します。

Excelできれいなマルを書く手順2

描いた円をクリックして、ウィンドウ上部の「図形の書式」をクリックします。
「図形のスタイル」の下矢印をクリックして、「透明、色付きの輪郭 – 黒、濃色1」というスタイルをクリックします。

これで、きれいなマルが出来上がりました。

失礼にならない履歴書の渡し方

渡された履歴書を読む面接官

ここまで、手書きやパソコンでの履歴書の書き方を紹介してきました。
最後に、完成した履歴書を企業に渡すときのマナーを解説します。

履歴書を渡す前に、完成した履歴書をいま一度読み返してみましょう。

CHECK

  • 誤字脱字はありませんか?
  • 西暦と和暦を混用していませんか?
  • 氏名欄上の日付は履歴書を渡す(送る)日付が入っていますか?

チェックができたら、いよいよ履歴書を渡します。
直接渡す場合」「郵送する場合」「メールで送信する場合」の3つのケースに分けて、それぞれの作法を解説していきます。

直接渡す場合

面接などの場で企業に履歴書を直接渡す場合は、クリアファイルに入れて書類がぐちゃぐちゃに折れないようにします。A3サイズの履歴書は二つ折りにしてA4サイズにすれば、クリアファイルに収まりますよ。

さらに履歴書のクリアファイルを白の角A4封筒に入れておくとベター。渡すとき、人事担当者に「感じの良い人だな」と好印象を持ってもらえます。

面接当日は、クリアファイルや封筒が入る大きさのバッグを持っていきます。相手に正面を向け、両手を添えて丁寧に渡しましょう。

郵送する場合

郵便で送る場合にも手渡しのときと同様、書類が折れないようにクリアファイルに挟んで、白の角A4封筒に収めます
履歴書の他に職務経歴書などの提出を求められている場合は、それもまとめて送りましょう。

送付状の書き方

郵送するときは、他の書類の上に重ねて送付状(添え状)を送るとベターです。ビジネスマナーに長けていると判断され、人事担当者の印象が良くなります。

送付状には、応募の経緯送る応募書類の種類面接のお願いを盛り込みます。
以下に、送付状の例を載せていますので、文面をカスタマイズして使ってみてくださいね。

送付状の例

2019年XX月XX日

株式会社○△□
人事部 採用ご担当者様

〒123-4567
東京都●●区▲▲1-2-3
氏名 転職 太郎
電話番号 090-XXXX-XXXX
メールアドレス XXX@XXX.jp

営業職応募の件

拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

このたび貴社が転職情報サイト〇〇〇〇に掲載されていました営業職の求人募集を拝見し、ぜひとも応募させていただきたく、履歴書と職務経歴書をお送りいたします。

私は現在、△△△株式会社にて営業職として勤務しており、新規開拓営業のマネジメントに携わっています。貴社で求められている経験においても十分に経験を積んでおります。以前から興味のあった貴社で、経験を生かして貢献していきたいと考えています。

履歴書と職務経歴書をご高覧のうえ、ぜひ面接の機会をいただけますようお願い申し上げます。

敬具

封筒の書き方

封筒の書き方も、しっかりおさえておきましょう。

封筒の書き方(おもて・うら)
▲封筒の宛名の書き方例

ポイントは、表面左下に「応募書類在中と赤文字で書くことです。こうすることで企業側も丁寧に扱ってくれるようになります。
上記の例では宛名を「採用ご担当者様」としていますが、部署宛に送る場合は「〇〇部御中」と書くのが通例です。

封筒に書類を入れて糊付けしたら、最後に「〆」の封を忘れずに書いておきましょう。

メールで送信する場合

メールにて履歴書を送る前に、履歴書ファイルをPDF形式に変換しておきましょう。PDFにすることで、履歴書の内容が変更されてしまうことを防ぐことができます。

手書きのものをメールで送信する場合は、スキャナーで取り込んだ際にPDFになっていることがほとんどです。履歴書をパソコンで作成した場合、オフィスソフトの「エクスポート」機能を使ってPDFに変換しましょう。

変換できたら、メールに履歴書ファイルを添付して送ります。
現職の会社のメールアドレスから送信すると「社会人としてのリテラシーがない」と思われてしまいます。Gmailやヤフーメールなどのフリーメールでかまいませんので、私用のメールから送信するように気をつけましょう。
例文は、以下を参考にしてみてくださいね。

メール文面の例

件名:履歴書ご送付の件(転職 太郎)

株式会社○△□
採用ご担当者様〈担当者が分かる場合は担当者名〉

転職 太郎と申します。
ご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。

ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
面接の機会をいただけますと幸いに存じます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

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転職 太郎
〒123-4567
東京都●●区▲▲1-2-3
Phone: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXX@XXX.jp
──────────

履歴書から転職活動を成功させよう

ここまで、履歴書づくりの準備から書き方・送り方までを解説してきました。
この記事をフル活用して、転職活動を成功させてくださいね。

ちなみに、転職エージェントを使っている方は、履歴書を書いたり送ったりする流れが少し変わってきます。
転職エージェントを現在使っている方や、これから使おうと考えている方は、以下の記事もあわせてチェックしてみてください。

転職エージェントに履歴書を出す際、志望動機欄は完全無視で大丈夫!

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