topTOP 退職で失敗しない秘訣 転職前の引き継ぎを完璧に終わらせる方法【後任者の声アリ】

転職前の引き継ぎを完璧に終わらせる方法【後任者の声アリ】

退職で失敗しない秘訣 2019.07.12

転職が決まって、現職の上司に退職の意思を伝えたら……。

後任者への引き継ぎ、しっかり頼むよ

 って、いきなりそんなことを言われても、引き継ぎって何をどうすればいいんだろう……?

この記事では、そんなあなたの疑問を解決していきます。
転職(退職)するときに必要となる引き継ぎ業務4つに整理して徹底解説
実際に引き継ぎを受けた後任者の「こうしてほしい!」というナマの声も交えて、引き継ぎを上手に進めるポイントもお伝えします。 

この記事をチェックして、現職最後の大仕事を成功させてくださいね。

CHECK

この記事は、転職先がすでに決まっている方に向けて書いています。 転職先が決まらない状況のまま「とりあえず現職を辞める」というのは絶対に避けましょう。あなたのキャリアに傷がついてしまいますよ。

まだ転職先が決まっていない方には、転職エージェントを使った短期集中の転職活動がおすすめです。以下の記事でおすすめの転職エージェントを紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。

20代が登録すべきおすすめ転職エージェント【令和最新版】

転職の引き継ぎ、これだけはやっておこう

書類を手渡すオフィスワーカー

ひとくちに「引き継ぎ」といっても、なんだかぼんやりしていますよね。
詳しい説明に入る前に、これだけはやっておくべし!という引き継ぎ業務を4つに整理して紹介します。

  • 文書でまとめるのか/と会うのか
  • 社内向けか/社外向けか

という軸で整理すると、下のようになります。

引き継ぎ業務の全体像マトリクス図

 この4つの引き継ぎ業務をしっかりこなせば、周りのメンバーに迷惑をかけることなく円満に退社できること間違いなし、です。

はじめに引き継ぎスケジュールを組もう

引き継ぎは通常の業務と同時に進めていくことが多いです。
だからこそ、きちんとスケジュールを立てて行動することが大切になってきます。
「間に合わない……」ということがないように、退職日の35営業日前には終わるように逆算してスケジュールを立てていきます。

スケジューリングのポイントは優先順位付けです。引き継ぎ事項を洗い出したら、その中で重要なものから取り組んでいくようにすると良いでしょう。

社内でやるべき引き継ぎ業務2つ

書類やPCなどを机に整列している画像

ここからは、引き継ぎ業務を具体的に解説していきます。

実際に引き継ぎを受ける側を経験した方の
引き継ぎのここは良かった!
ここをもっと知りたかった!
という声も載せていますので、引き継ぎの際の参考にしてくださいね。 

それではまず、社内でやっておくべき2つの引き継ぎ業務から見ていきます。 

引き継ぎ書類を作る

引き継ぎ業務①引き継ぎ書類を作る

引き継ぎ業務といえば引き継ぎ書類作り、というイメージをお持ちの方も多いと思います。
引き継ぎ書類の書き方には様々な方法がありますが、最低限用意しておくべきは以下の3つです。

  1. 引き継ぎマニュアル
  2. 社内・社外連絡先リスト
  3. データ・資料一覧表

引き継ぎマニュアル

あなたがこれまで担当してきた業務に関して書き込んでいくのが「引き継ぎマニュアル」です。
業務の目的や流れ、作業手順などをまとめていきます。

書いておくべき項目としては、次のようなものがあります。

項目 説明
業務のゴール その業務の目的を明記します。
期間・〆切 作業する時期、かかる日数を記載します。
〆切のある業務はその期日も書いておきましょう。
関係者 業務に関係してくる人がいれば記載します。 氏名・部署・連絡先を書いておくと分かりやすいです。社内だけでなく社外の方も忘れずに。
作業手順 業務の作業手順を書いていきます。
専門用語を使う際にはその意味を併記したり、文章だけでなく図も取り入れたりして、事前知識のない人でも分かるようにしましょう。
報告・相談先 業務に関して報告する人や、相談に乗ってくれる人を書いておきます。
注意点・トラブル対処法 あなたのこれまでの経験から、業務に取り組むにあたって注意すべきことや、トラブルの際の対処法などを書きます。

こうした項目をカバーしていくことで、分かりやすいマニュアルを作ることができます。

上の表をコピーして、あなたの引き継ぎマニュアルに貼り付けていただいてもかまいません。
また、無料のテンプレートを活用するのも時間短縮に有効です。

Officeスタイルカタログの画面

 Wordで使える無料のテンプレートMicrosoftの公式ページからダウンロードすることができます。
使い方の解説ビデオも用意されているので、ぜひ活用してみてください。

後任者

手順などの事実はできるだけ細かく、具体的な数値なども交えて書いてくれるといいですね。そのほうが業務内容をイメージしやすいです。

社内・社外連絡先リスト

業務内容をまとめたら、続いて連絡先リストに取り掛かりましょう。

これまでの業務や雑務で、社内外の多くの人と連絡を取っていると思います。 

  • 取引先の顧客
  • 清掃やケータリングなどをお願いした業者
  • 経費などの社内担当者

こうした人たちの連絡先を用途別にまとめて、後任の担当者に渡してあげましょう。

後任者

担当者の名前・連絡先だけでなく、「この人は優しいので多少無理なお願いも聞いてくれるかも」という人付き合いのコツのようなことも教えてくれたので、スムーズに引き継げました!

ここで注意してほしいのが名刺の扱いです。
業務で交換した名刺は会社のものです。退職するときは個人で持ち出さず、後任の担当者に引き継ぎましょう。

データ・資料一覧表

引き継ぎのときによく起こるのが、

「あのデータはどこにいった?」
「〇〇の資料が行方不明になってしまった」

という、データや資料の保管場所が分からなくなる問題です。

資料を探すのに業務時間を割いてしまうのは、とてももったいないことです。
あなたの退職後にこんなことが起こらないよう、データと資料の在り処をまとめた資料も作っておきましょう。

資料をジャンルごとにまとめて、保管形式(紙の書類/データ)と保管場所(どの棚の何段目にあるか/PCのどのフォルダにあるか/社内イントラネットのアドレスなど)を明記します。

あわせて、書類やデータの整理をして、他の人が探しやすいようにしておくとベターですね。

 後任の担当者といっしょに作業する

あなたの業務を引き継ぐ後任が決まったら、顔合わせを兼ねて引き継いでもらう仕事をいっしょに取り組みます。

書類だけの引き継ぎだと業務を実際に体験しているわけではないので、どうしても分からない部分が出てきてしまいます。
後任に実際に業務を担当してもらいながら、不明点や疑問点を解決しておきましょう。
後任が決まるタイミングにもよりますが、退職の12週間前からいっしょに作業できると安心です。

このときのポイントは、後任の担当者に基本的な仕事を体験させること。
初めはあなたが説明しながらやっても良いのですが、ずっとそのままだと、後任者の得る学びは少なくなってしまいます。
どんどん仕事を振って、手を動かしてもらいましょう。

後任者

前任の方と直接会って引き継ぎをしてもらえたのは、とてもスムーズで良かったです!

社外でやるべき引き継ぎ業務2つ

話し合う二人

ここまで読んできたあなたなら、社内での引き継ぎはバッチリこなせるはず。
ここからは、会社外の人たちに向けてもやっておくべき2つの引き継ぎ業務を解説します。気を抜かずにチェックしていきましょう。

取引先などへ挨拶状(メール)を送る

あなたが社外に取引先などを持っていた場合には、その方々へ退職の挨拶メールを送ります。
送るタイミングは後任者や上司と相談して決めますが、退職の23週間前のタイミングが一般的です。

以下にメール文面の例を紹介します。送る際の参考にしてみてください。

件名:退職のご挨拶(転職 太郎)

株式会社●●
〇〇様

お世話になっております。転職太郎と申します。
私事で大変恐縮ではございますが、
一身上の都合により×月×日にて退職することとなりました。

〇〇様には新人の頃から大変お世話になり、社会人としての「あるべき姿」を教えていただきました。
〇〇様とお会いできたからこそ、今の自分があるものと感謝しております。

本来であれば直接お伺いしご挨拶申し上げるところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。

後任は同じ部署の◆◆が務めさせていただきます。
後日改めてご挨拶に伺いますので、私と同様、変わらぬご指導を賜りますようお願い申し上げます。

末筆ではございますが、皆様のご多幸を心からお祈り申し上げます。

挨拶周りをする予定があるなら「後日改めて~申し上げます」の部分は不要です。

〇〇様には~しております。」の部分には、相手との思い出や感謝の気持ちを入れてみましょう。一斉送信の無機質なメールより心がこもったものになります。

取引先などへ挨拶回りする

付き合いの長い取引先や、特にお世話になった方などには、直接相手と会って挨拶しましょう。

このとき、後任の担当者が決まっているなら、いっしょに連れていって相手方に紹介してみましょう。
あなたは一歩引いた立場で、後任のメンツを立てるようにしてあげると、後任も相手方も安心してくれるでしょう。 

完璧な引き継ぎで有終の美を飾ろう

左親指を立てるビジネスマン

ここまで、引き継ぎ業務のやり方を解説してきました。

あなたが現職を円満に退社できるかどうかは、引き継ぎを上手にできるかどうかに懸かっていると言っても過言ではありません。
この記事をブックマークしていただいて、事あるごとに見返しながら作業に取り組んでくださいね。

CHECK

あなたは、現職の「有給休暇」けっこう残っていませんか?

以下の記事では、退職するときに上手に有給を消化する方法を解説しています。

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