転職エージェントへのメール返信で使える万能フレーズ5つ【例文有】

転職エージェント 2019.07.17

奥村 紘生

転職エージェントの裏事情や、賢い自己理解の方法について解説します。

転職エージェント・コンサルタントとのメールやりとりに役立つ、万能フレーズ5つとその例文をご紹介します。
転職活動はスピードが命であり、特にメールはホリ◯モンも言っていたように「即レス」が基本です。
本記事で紹介するフレーズとフォーマットをそのままコピペ、もしくは少しアレンジして即レスに役立ててください。

なおこの記事は、国家資格「キャリアコンサルタント」の資格を持ち、実務経験もある専門家に監修をしていただいています。

転職エージェントへのメール返信で使える万能フレーズ5つ

ここでは、転職エージェントへのメール返信で使える万能フレーズ5つと、それらを用いたフォーマットを紹介します。

これらのフレーズは、返信時以外でもほとんどの場合で使うものですので、是非覚えておきましょう。
転職エージェントへのメール返信文は、このフォーマットが基礎となりますので、利用するシーンに合わせて活用しましょう。

【シーン別】メール返信例文3つ

ここでは実際にメールを返信するシーン別に、例文を紹介します。
転職エージェントを利用した転職活動は以下の流れになっております。

（マイナビエージェント公式サイトをもとに筆者作成）

その中でメールを返信するシーンは図で強調したように、
1. 「求人紹介・応募」シーン
2. 「面接」シーン
主にこれらの2つとなります。
以下ではそれぞれのシーンでの返信について、例文を交えながら解説します。

1. 「求人紹介・応募」でのメール返信例文

現在求人案件をメールでなく、WEBサイト上で紹介している転職エージェントが多いですが、メールで求人案件を紹介する場合も多くあります。
メールでの紹介の場合、以下のようなメールが送られてきます。

希望する求人案件が送られてきた場合は、以下のように返信しましょう。

「さっきのフォーマットほぼそのままじゃないか！」と思うかもしれませんが、求人案件に対する返信はこのとおりで構いません。
なぜなら、この求人紹介メールは自動送信であることが多いからです。
だからといって、返信内容や文面を雑にしていいというわけではありません。
多少手間がかかったとしても、丁寧な返信を心がけましょう。
そうすることで、コンサルタント側に良い印象を与えることができます。

2. 「面接」でのメール返信例文

「面接」シーンで転職エージェント側からのメールを返信するケースは主に2つです。
2-1. 面接日の確認メールへの返信
2-2. 面接のフィードバックへの返信
ここではそれぞれの例文を紹介して解説します。

2-1. 面接日の確認メールへの返信

面接が近づいてくると、以下のように面接日の確認メールが送られてきます。

転職エージェントによってそのフォーマットはまちまちですが、こちらから返信するメールは共通して以下のようになります。

ポイントは、「日程を復唱すること」「コンサルタントへの感謝を示すこと」です。
日程を復唱することで、調整した日程が違うといった事態を防ぐことができます。
また、「▲▲様にいただいたアドバイスをしっかり理解して」というふうに、コンサルタントのサポートに対して感謝の意を示すことも大切です。
このような1文を入れることで、お互いに気持ちよく転職活動を進められるでしょう。

2-2. 面接のフィードバックへの返信

一次面接や、二次面接を終えた後に転職エージェントから以下のようなフィードバックに関するメールが届くことがあります。

このように、面接に関するフィードバックや次回選考のポイントが送られてきます。これに対しては以下のように返信しましょう。

ここで重要なポイントは、「次回選考へのやる気を示すこと」です。
企業によるフィードバックをもとに、次回の選考も頑張るという意思をはっきり示すことで、コンサルタント側も安心感を得られます。
ここでは、「▲▲様のアドバイス通りに覚悟と自信をもって、誠心誠意挑んで参りたいと思います。」がその例ですね。
面接日程の確認メールと同様、感謝の意を示す一文を入れることで、コンサルタントとの距離も縮まることでしょう。

メール返信における5つのポイント・注意点

ここでは、先ほど紹介したフレーズや例文を使ってメールを返信する際のポイントを5つご紹介します。（敬語を使うのは当たり前のことですので除外しています。）

1. メールの返信は自分をアピールする絶好の場
2. 返信する必要のないメールもある
3. 返信すべきメールは24時間以内に
4. コピペのしすぎで機械的な文章にならない
5. 件名の「Re:」や履歴は残す
どの場面でもこれらのポイントは重要ですので、常に頭に入れておきましょう。

1. メールの返信は自分をアピールする絶好の場

失礼のないメールをしっかり返信することで、転職エージェント側に自分をアピールできます。

転職エージェントに在籍するコンサルタントは、１人で同時に何人もの求職者のサポートを行っていて、転職可能性の高さで優先度をつけています。
何人もの求職者を抱えているため、コンサルタントが一人ひとりにあまり時間を費やすことができない状況の中、返信が遅い人はやる気がないとみなされ、優先度が下がってしまいます。

そんな中、丁寧なメールが送られてくると、コンサルタントは「この人は転職する気がちゃんとある」と判断し、より丁寧なサポートを行うようになります。
こういった点において、「メールの返信は自分をアピールする場」であるということを理解しておきましょう。

2. 返信する必要のないメールもある

先程、「メールの返信は自分をアピールする場」と述べましたが、返信する必要のないメールもあります。

それは主に、「自分が希望しない求人案件」です。

転職エージェントに登録すれば、毎日たくさんの求人案件が届きます。
それに対し、毎回「希望しません」といった内容を送り続けるのは煩わしいですし、何より相手も「面倒な人だ」と思ってしまうかもしれません。
求人案件には、自分が希望するもののみ返信しましょう。

自分が希望しない求人案件以外にも、「返信不要」と書かれたメールにはわざわざ丁寧に返信する必要はありません。
「一つ一つのメールにわざわざ返信すること」と、「丁寧な文章でメールを返信すること」は違いますので、はっきりと区別して考えましょう。

3. 返信すべきメールは24時間以内に

転職エージェントからのメールに返信する際は、どんな場合でもなるべく早く返信することを心掛けてください。
先述したように、返事が遅い人はコンサルタントの優先順位が下がってしまいます。

その結果いい求人が紹介されなくなったり、コンサルタントの対応が冷たくなってしまうこともあります。
これらの事態を避けるために、返信はできるだけ24時間以内に行いましょう。

実際に、大手転職エージェントであるマイナビエージェントは、

パソナキャリアは、

と述べています。

早めの返信を心がけることで、コンサルタントの信頼がアップし、よりスピード感のある転職活動を進められるでしょう。

4. コピペのしすぎで機械的な文章にならないように

先ほど万能フレーズや例文を紹介しましたが、これに囚われすぎて文章が機械的にならないようにしましょう。
というのも文章が機械的になりすぎると、相手は「これはコピペしたんだな」と判断し、失礼な人だと感じてしまう可能性もあるからです。

文章が機械的だと感じる要因として、「時制の不一致」や「同じ単語を使いすぎる」等が挙げられます。

まずは紹介したフォーマットに、例文を参考にしつつ文章を挿入してみてください。
そして何度か読み返して、「またこの単語を使っている」や「なにか違う」と感じるポイントがあれば修正しましょう。

これを繰り返すことで、フォーマットをベースにしつつ、きれいな文章を作ることができます。

5. 件名の「Re:」や履歴は残す

コンサルタントとのメールのやりとりを続けていると、件名に「Re:」がたくさんついたり、本文の下にその前のメールの本文が残ったりします。

基本的に、これらは削除せずにやりとりを続けましょう。
なぜならこれらを削除してしまうと、コンサルタントがどのような内容でメールのやりとりをしていたか忘れてしまうからです。

求職者をたくさん抱えているコンサルタントには、毎日たくさんのメールが来ます。
その中で「誰とどのようなやりとりをしていたか」を覚えている必要があるので、履歴がわからなくなると次第に求職者について忘れてしまう可能性があるのです。

「Re:」や履歴が多くて多少煩わしくても、残したままやりとりを続けるのがコンサルタントにとっても親切であると言えますね。

監修者によるコメント

転職エージェントとのメールのやりとりは、ビジネスメールの良い練習になります。

効率よくメールするにはある程度の定型化は必要ですが、相手や場面に合ったいくつかのパターンを用意しておくことを勧めます。

ビジネスに慣れたエージェントからのメールはお手本になります。