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【元転職エージェントが教える】転職活動での返信メール基礎とマナー、好印象を残す方法とは?

転職ノウハウ 2019.10.24

転職活動をするとき、エージェントではなく転職サイトや直接応募をした場合は、企業と直接メールのやりとりをすることもあります。

取引先ではないから「お世話になっております、でいいのか?」「面接の度にお礼メールを送ったほうがいいのだろうか」など悩むポイントが多くなる人もいるでしょう。
そんなときに参照したい、よく使うシーンごとの例文やメール返信のマナーをご紹介します。

転職活動の印象を左右する返信メールの基礎

パソコンとゴリゴリ男性

転職活動のときに一番印象に残るのは面接ですが、その他のポイントで印象に残るのが書類やメールの文面です
面接調整や日程変更、面接のお礼メールなど、返信メールを送るタイミングが訪れたとき、一体どのように返信すれば正解なのか、基礎からおさらいしていきましょう。

返信メールの件名は名前と用件が必須

返信メールの件名には、自分の名前と用件を必須で入れましょう
相手方が忙しいということをわかった状態でメールを送っているということがわかるよう、特に件名には配慮しましょう。

件名に名前と用件を入れておけば、一覧画面で「誰から何の件で連絡が来ている」とメールを開く前に内容がわかります。
急ぎで対応すべきなのか、それとも今日中に返信すればいいのか、ひと目で判断できるよう書くのが基本です。

普段のビジネスメールでもそのように心がけておくと、お取引先からもわかりやすいと喜んでもらえるでしょう。
もし、今の件名がそうなっていない人は、今すぐ習慣づけるよう変えてみてください。

返信メールの本文は正式名称・あいさつ・署名を忘れずに

転職活動中の返信メールの本文は、正式名称・あいさつ・署名を忘れないようにしてください。
まずは正式名称から。社名の正式名称を略することなく書きましょう。
前株・後株の間違いはまったく別の会社ということになりますので、注意が必要です。

また、名前の変換間違い旧漢字ではないかなど、二重にチェックをしておいてください。
次回以降はそのお名前をコピペすれば大丈夫なので、最初は名刺としっかり見比べて送信ボタンを押すようにしてください。

あいさつは時候の挨拶ほどかしこまる必要はありませんが、「お世話になっております。○○でございます。」などを入れ、用件を書いていくようにしてください。

それに加え、社用のアドレスを使うのは当たり前ですがNGです。
個人メールになるため、自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどを入れた署名をつけておくことを忘れずに行いましょう。

返信はなるべく迅速・簡潔に

転職活動中のメールへの返信は、基本的に当日中に行ってください。
すぐに返信できるに越したことはないですが、現職の就業時間中に転職活動の返信メールを書くのはモラルを疑われる可能性も高いです。
お昼休みや通勤時間、就業時間後などの時間を利用してできる限り早く送ってください。

すぐに返信ができない場合は、「この件は確認を取り次第、X日X時までにお返事申し上げます。」などとメールをしておくと、「メールを確認してくれていないのだろうか」「辞退されてしまうのだろうか」と相手が思う可能性を防げます。

相手もあなたが忙しいのは承知の上ですが、メールの返信がないとボールを相手がずっと持ったままの気分で確認するのがタスクとして残っている状態となります。
1人の候補者にそこまで時間や考えを割いていられません。
相手方にボールを持ったままにするのではなく、自分が積極的に早く返して結論が出る状態を作ることが重要です。

また、相手も忙しいので、返信の内容は長々書かず、用件+あいさつ+一言くらいで簡潔にまとめるといいでしょう。

転職活動での返信メールで知っておきたいマナー

コーヒーを持つ手とスマホ

では次に、転職面接で返信メールを打つときのマナ−についてご紹介します。

返信は相手の文章を引用して返信・全員返信が基本

転職活動の連絡は人事担当者が面接調節などを行っていくため、CC(このメールを参照してほしい相手)に上司や関係者複数人を入れて返信するケースが多いです。

ところが、普段あまりメールを使っていないと、差出人のみに返信を選択してしまい、全員返信が外れてしまうことも多いのです。
意外に忘れがちな全員返信は、関係者にCCをつけて面接調整などの進捗を知らせる意味もあるため、必ず全員返信を選ぶようにしましょう。
もしくはメールの設定に全員返信を基本とする設定なども行えますので、設定しておくのがおすすめです。

また、返信の際はこれも設定で変更できますが、相手の文章を引用して返信という項目を選んでおくと相手のメール履歴を引用して返信することができるので、履歴が簡単に追えます。
宛先に入っていない方が「どういった経緯でこの結論に至ったのかを確認したい」という場合もあります。
そんなときも履歴が追えれば内容を把握しやすく、便利です。
こういった相手の立場に立ったマナーを意識することが社会人にとって大事になってきます。

正しい敬語の使い方を今一度理解する

転職活動での返信メールで注意したいのが敬語の間違いです。
実は社会人として働いていても、あやふやなままになっている敬語は多いもの。
誤った接客用語を覚えていて二重敬語になっている謙譲語を誤って相手に使ってしまう、などの場合があるため、転職活動で返信メールを打つ前に確認をしておきましょう。
特に人と接する機会が多い職種などの場合は注意が必要です。
社会人としての常識がなければ、不合格になることも十分ありうるため、直しておきましょう。

送信する時間に注意する

転職活動中は就業時間が終わってから転職活動の時間になるケースが多く、あまり時間がないため、ついメールの返信が深夜になってしまうことも。
しかし、忙しくても深夜にメールを返信しないように注意しましょう。
メールの文面は作成しておいてもいいですが、予約配信で朝の8時~9時少し前に送るなど工夫してみてください。

転職活動での返信メールよく使う例文集

では次に転職活動での返信メールでよく使う例文集をご紹介します。

面接日程調整への返信、変更、辞退のお願い

まずは面接日程調整への返信です。
それぞれのパターンで何を書くべきかの参考になりますので、ぜひ活用してみてください。

日程調整

◯◯株式会社
●●部
人事担当 △△様

お世話になっております。
キャリア太郎でございます。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。
いただいた日程の中で、下記時間に伺えれば幸いです。

・X月X日(X曜日)00:00~00:00

お忙しい中貴重なお時間を割いていただける機会ですので、有意義な時間にできればと思っております。
当日お会いできることを楽しみにしております。
どうぞ宜しくお願いいたします。

──────────
キャリア 太郎
〒123-4567
東京都□□区■■1-2-3
Phone: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXX@XXX.jp
──────────

日程変更

◯◯株式会社
●●部
人事担当 △△様

お世話になっております。
キャリア太郎でございます。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。
大変うれしく思っております。

候補をいただいた日程なのですが、大変申し訳ございません。
まだ勤務をしておりますので、お伺いが難しい状況でございます。

勝手なお願いで申し訳ないのですが、下記日程などで再設定いただくことは可能でしょうか?

・X月X日(X曜日)14時~
・Y月Y日(Y曜日)終日
・Z月Z日(Z曜日)10時~12時

こちらの都合で恐縮ですが、ご検討いただければ幸いです。
もし、貴重なお時間を割いていただける場合は、有意義な時間が過ごせるよう尽力いたします。
どうぞ宜しくお願いいたします。

──────────
キャリア 太郎
〒123-4567
東京都□□区■■1-2-3
Phone: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXX@XXX.jp
──────────

調整後辞退

◯◯株式会社
●●部
人事担当 △△様

お世話になっております。
キャリア太郎でございます。

X月X日(X曜日)10時~11時の間で二次面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合で辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。大変申し訳ございません。

お忙しい中貴重なお時間を割いて調整いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

本来であればお電話でお伝えしたかったのですが、入れ違いで直接お話ができませんでしたので、メールにてご連絡させていただきました。

非礼をお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

──────────
キャリア 太郎
〒123-4567
東京都□□区■■1-2-3
Phone: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXX@XXX.jp
──────────

一度決まった日程の再調整・遅刻・急な変更のお願い

次は一度決まった日程の再調整をお願いする、あるいは遅刻・急な変更のお願いをご連絡する場合です。
電話でも伝えるべきですが、急ぎでつながらない場合のメールの書き方を紹介します。

一度決まった日程の再調整

◯◯株式会社
●●部
人事担当 △△様

お世話になっております。
キャリア太郎でございます。

先日は面接日程のご調整をいただきまして、ありがとうございました。

A月A日(A曜日)10時~11時でお時間いただく予定だったのですが、顧客トラブルで対応の必要があるため、大変申し訳ございませんが、日程を再調整いただければと思い、ご連絡差し上げました。

こちらの都合で大変申し訳ございませんが、ご検討いただければ幸いです。

・X月X日(X曜日)14時~
・Y月Y日(Y曜日)終日
・Z月Z日(Z曜日)10時~12時

本来いただいた日程でお伺いすべきところ、大変申し訳ございませんが、何卒ご検討いただけますと幸いです。
どうぞ宜しくお願いいたします。

──────────
キャリア 太郎
〒123-4567
東京都□□区■■1-2-3
Phone: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXX@XXX.jp
──────────

遅刻の連絡

◯◯株式会社
●●部
人事担当 △△様

お世話になっております。
キャリア太郎でございます。

本日X月X日(X曜日)11時~12時のお時間で面接のお約束をいただいております。
現在乗車しております▲▲線で事故があり、先程ようやく運転再開となり、15分程度遅れてしまう予定です。
先程お電話で~~様にご伝言をお願いしたのですが、念のためメールでもご連絡させていただきました。

お忙しい中お待たせしてしまい大変申し訳ございません。
また最寄り駅につき次第ご連絡させていただきます。
どうぞ宜しくお願いいたします。

──────────
キャリア 太郎
〒123-4567
東京都□□区■■1-2-3
Phone: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXX@XXX.jp
──────────

急用での変更

◯◯株式会社
●●部
人事担当 △△様

お世話になっております。
キャリア太郎でございます。

本日X月X日(X曜日)11時~12時に面接のお約束をいただいております。
当日に大変申し訳ございません。
現職の担当サービスで障害が発生し、今すぐ対応に取り掛からなければならない状態のため、面接に伺うことができなくなりました。

お約束いただいたお時間近くになってのご連絡となり、誠に申し訳ございません。
先程お電話で~~様にご伝言をお願いしたのですが、念のためメールでもご連絡させていただきました。

もし改めて面接の機会をいただけるということであれば、改めてご連絡させていただいた際に、日程などのご連絡をさせていただきたいと思っております。
直前に大変申し訳ございません。
何卒宜しくお願いいたします。

──────────
キャリア 太郎
〒123-4567
東京都□□区■■1-2-3
Phone: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXX@XXX.jp
──────────

転職活動での返信メールで好印象を与えるには?

転職活動中の返信メールで好印象を与えるためには、前回面接の感想やお礼など一言を添えてみることなどが有効です。

例えば、下記のような一言をプラスするだけで大きく印象を変えることができるでしょう。

本文のみ抜粋

お世話になっております。
キャリア太郎でございます。

最終面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変うれしく思っております。

前回の面接で△△様に質問させていただき社風や仕事内容を伺ったことでより意欲が湧き、改めて貴社で仕事をしたいという思いを強くしております。

ご提示いただいた日程のX月X日(X曜)00:00~00:00に伺えればと思っておりますので、当日はどうぞ宜しくお願いいたします。

このように面接前に一言前回の感想やお礼を挟むだけで、その会社への志望意欲を伝え、好印象を与えることができます。
ぜひ活用してあなたの志望度合いを相手に伝えてみてください。

転職活動の返信メールで面接への期待感を上げよう

笑顔とパソコンと男性

仕事ができそう・できなさそうという印象は、返信メールひとつでも伝わるものです。
今回ご紹介した、転職活動中の返信メール例文を参考に、相手の立場に配慮した文章を送ることで、好印象を持った候補者と記憶してもらいましょう。
そして面接への期待感を上げて、いい状態で面接をスタートできるように環境を作ってみてください。

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