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【元転職エージェントが教える】転職面接の折り返し電話マナー!知って好印象を勝ち取ろう

転職ノウハウ 2019.11.25

転職面接などを受ける段階になると増えてくる、折り返し電話

特に就業中の方の場合は日中電話に出られないことも多いため、企業からかかってきた電話に折り返すシーンが増えるはず。

この記事ではそんなときにどのような点に注意すれば、好印象を与えることができるかをご紹介します。

参考にして、ぜひあなたの転職活動に役立ててみてくださいね。

転職面接でよくある折り返し電話のマナーとは?

外で電話する女性

転職活動の面接期間に差し掛かってくると、面接日程の調整や合否結果などで電話がかかってくることが増えます。

出られない場合は折り返し電話をすることになりますので、折り返し電話をする前に知っておきたい3つのマナーをご紹介します。

マナー①まずは留守電・メールチェックをして準備

まず注意したいのが、着信があってもすぐかけ直す前にワンアクションをすること。
そのワンアクションとは、留守電やメールなどで先方から連絡が来ていないかを確認することです。
留守電に電話した要件、あるいはメールで内容について触れられているかもしれません。

その内容に対してどのような返答になるか準備できていれば、折り返し電話でその要件を片付けることができるため、お互いの時間をロスせずにすみます。
もし留守電やメールを確認していない場合、相手に説明を二度させることになってしまうため、非常に迷惑です。
また、気が利かないと思われてしまう可能性もあるでしょう。

社会人のマナーとして、事前に相手から留守電やメールなどの連絡が来ていないかを確認し、準備をした上で折り返し電話をかけるのがおすすめです。

マナー②気がついたらなるべく早く折り返し電話をかける

折り返しの電話は気がついたタイミングでなるべく早く電話をかけることが重要です。
相手は電話をかけてから、「いつ折り返しがかかってくるかな?」と頭の片隅で気にしているもの。

折り返し電話が翌日になってしまうと、相手がずっと気にしている状態になりますし、そもそも連絡がつきにくい人と思われる可能性もあります。

在職中であればある程度は考慮してくれるでしょうが、1日のうち5分の時間も取れないというのも考えづらいもの。
仮に電話がかけられない状態であれば、メールなどで連絡するのもOKです。

どちらにしても相手からの連絡に気づいていることを伝えること、連絡に対するレスポンスをすることが大切です。
また、相手と連絡がすれ違ってしまった場合は電話が可能な時間を伝える、この時間以降電話に出られないためメールで連絡をもらえるようにお願いする、電話したことを伝えてもらうなど、ただの折り返しにしないことも重要です。

何度も連絡がつながらないのは相手にとってもストレスになりますので、1ターンで連絡が終わるような工夫を心がけるようにしましょう。

折り返し電話がOKなタイミングを知っておこう

折り返し電話をするときには、相手の事情やタイミングを考える必要があります。

折り返し電話がOKなタイミングを事前に知っておき、マナーを知らない人と思われないようにすることが重要です。

折り返し電話OKなタイミング

  • 9:30~11:30
  • 13:30~17:00

※営業時間9時~18時を想定

営業時間内に連絡をするのは当たり前ですが、始業直後やお昼休みの前後、終業時間間近などの時間は避けた方がいいでしょう。
まず始業直後の場合は朝礼を行っている会社も多いですし、朝礼がない企業であっても朝は1日の予定を立てる、急ぎの仕事に対応するなど、それぞれが忙しくされているもの。

できるだけ早く折り返しをすることは大切ですが、朝の貴重な時間に折り返しをしてしまうと、「忙しいときなのに…」と印象が悪くなる可能性もあります。

お昼休みの前後についても、少々早く・遅くにずらしてお昼の休憩をとる企業も多いため、前後の時間も避けてお電話をするようにしましょう。
また、終業時間間近は仕事が立て込んでいる可能性もあるため、その時間は避けてご連絡するのが無難です。

このように、折り返し電話をかける前に、「今は電話をかけてもいいタイミングだろうか」ということを意識して対応することが重要です。

転職面接で折り返し電話をするシチュエーション

クエスチョンマーク

では次に、転職面接を受けている最中に折り返し電話をする3つのシチュエーションについてご紹介していきます。

シチュ①選考通過の折り返し電話

1つ目は選考通過の折り返し電話です。

メールなどの場合、複数の候補者に連絡をしてしまうと不確定要素が多くなるため、電話でどんどん予定を決めていってしまうこともあります。
つまり、電話の場で日程を決めてしまいたいという思いがあるため、折り返し電話をした段階で日程を決めることになります。

折り返し電話をかける前に自分がいつの何時なら面接可能なのか、いくつか面接可能な日時を準備してから連絡するのがおすすめです。
また、複数の企業を同時に受けている場合、求人内容の詳細を忘れてしまう・混同する可能性もあります。
そのため、事前に求人情報をプリントしておき、資料と共に面接の進行状況、これまでの面接担当者の名前などをメモして持ち歩いておくといいでしょう。

すぐに情報にアクセスできるだけでなく、次の面接の担当者を聞いて書き込むこともできますし、準備すべき内容を求人資料に書き込んでおけば移動中に見返して面接のシミュレーションをするなど有効な時間の使い方ができます。

シチュ②日程調整・変更連絡の折り返し電話

2つ目のシチュエーションは日程調整・日程の変更連絡の折り返し電話です。

この場合も事前にスケジュールを確認しておき、折り返しの電話の時点で確定させられるように準備をしておくといいでしょう。

また、空いた時間で受けられる企業がないか、もしくは面接の準備時間にあてるなど、時間を有効活用できるように意識してみると忙しい転職活動中の時間が充実したものになります。

シチュ③内定通知の折り返し電話

3つ目のシチュエーションは内定通知の折り返し電話です。

内定通知の連絡は、その他の企業と比較してその企業の内定を受けるつもりがあるのか、保留が必要なのか、辞退するのかによって対応が異なります。
まずはどの方法を取るのか決めてから連絡するのが望ましいですね。

特に口頭でのやりとりで法的な拘束力が発生するわけではありませんが、「内定を受けると言っていたのに、その後辞退をするなんて…」と企業側に思われる可能性もあります。
トラブルを避けるためにも、自分のスタンスをしっかり決めてから折り返し連絡をするようにしましょう。

内定を受けるつもりであれば、配属部署は面接で伝えられたときのままか、就業条件の確認はいつ頃どのように行うのか、それを見た上で内定承諾を行うのがいつまでなのかなど、確認しておくべきポイントがいくつかあります。

現時点で質問しておきたい内容をまとめておき、あとで疑問点が出てこないように準備しておきましょう。

他社を受けていて保留するつもりであれば、いつまでを保留期限としてお願いするのか、保留が受けてもらえない場合はそのまま内定辞退という形でいいのか、保留期間が希望よりも短い場合はどのように交渉するかなどを決めておかなければなりません。

辞退する場合は本当にその決断でいいのかということと、どのように感謝と辞退の意志を伝えるかを決めて準備しておきましょう。

このように折り返し電話のシチュエーションによって準備することがそれぞれ異なりますから、シチュエーションを覚えておき、何の準備が必要なのかを想定しておくだけでもスムーズな連絡がとれるようになるはずです。

転職面接の折り返し電話で好印象を与える方法

ハイタッチする男性

では最後に転職の折り返し電話をする際、好印象を与える3つの方法についてご紹介します。

①何時頃の電話だったのか、担当などを伝える

折り返し電話をしたときに取り次いでくれる方は、あなたのことを知らない可能性が高いことを頭に置いておきましょう。

電話の前に確認しておくこと

  • 何時頃にどの電話番号からかかってきたのか
  • 留守電の有無と、あったのであれば何の件か
  • 伝言してほしい内容は何か
  • 前回面接の担当が誰だったか

上記を伝えられるよう、事前に情報を整理しておくのがおすすめです。

特に電話をかけてきた相手の名前が聞き取れなかった場合や、留守電が残っていない場合、誰からの連絡なのかがわからないと、電話を受けた人もどのように対応すべきか迷ってしまいます。
そんなときに「前回の面接担当は●●様だったのですが」と候補者が伝えてくれたら、きっと電話を受けた担当の方も「助かった」と思ってくれるはずです。

こういった部分に気を配って対応することで、「気の利く候補者だ」と好印象をもってもらえる可能性が高いです。

②選考段階などを伝えて、特定しやすくする

あなたの選考段階がわからないとその担当もわからないという場合もあるため、何次選考まで通過している、前回の面接がいつだったか、担当者が誰だったかについても伝えられるとあなたやその担当者を特定しやすいです。

電話を受けた方は人事担当でない可能性もありますから、中途・新卒のどちらなのか、何次選考まで進んでいるのか、担当は誰なのかがわからないと伝言のしようもありません。
最初に伝えることで何をしてほしいのかが明確に伝わるよう心がけましょう。

また、面接の段階によって異なる担当者が担当することも多いため、事前に情報をまとめておき、常に持ち歩いておくとスムーズに折り返し電話ができます。

③翌日になってしまう場合はメールで謝罪し、電話する

折り返し電話が翌日になってしまう場合は、メールで一旦謝罪しておき、翌日の何時頃に連絡ができるのかを伝えておくといいでしょう。

謝罪メール例文

 

◯◯株式会社
人事部 採用課
~~様

いつも大変お世話になっております。
キャリア太郎でございます。

本日お電話をいただいたにも関わらず、本日中に折り返しができず、申し訳ございませんでした。

明日、X時~Y時の間に折り返し電話をさせていただこうと思っております。

しかし、~~様のご都合がよろしくない場合は、お手数ですがこちらのメールにお電話いただいた内容をご返信いただけますと幸いです。
(申し訳ございませんが、明日上記の時間以外は終日電話が取れない状況におります。)

お手数おかけし申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い申し上げます。

──────────
キャリア 太郎
〒123-4567
東京都□□区■■1-2-3
Phone: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXX@XXX.jp
──────────

もし留守電が残っているのであれば、電話に出られなかったお詫びと内容に関する返信をして要件を片付けるようにしてください。

現在就業中で常にデスクにいるなど電話が取りづらい環境にいる人は、選考を受ける際、事前に「いつも連絡がつきにくいため、基本的にメールをもらう方が反応を返しやすい」など、自分の状況を伝えておくようにするのがおすすめです。

メールアドレスも「担当いただく方には共有してもらって大丈夫なので、メールでご連絡いただけると助かります」などと事前に伝えておけば、お互いが電話を取れない・伝言を残して折り返すなどの時間ロスもなく対応することが可能です。

転職面接の折り返し電話マナーを押さえ、少しでも好印象に!

転職面接を受けている最中にはさまざまな企業から連絡がかかってくるはず。
その際、複数企業の情報をあらかじめ整理して持っておくだけで、折り返し電話をするときにもスムーズな対応が可能になります。

忘れかけていた折り返し電話のマナーやタイミング、折り返しするシチュエーションを頭に置いておけば、好印象を与えるような折り返し電話ができます。

元転職エージェントとしてこの記事で紹介した、好印象を与える方法をぜひ参考にしてみてくださいね。

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